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在PDM中的每个文件都有一个唯一的图号，用户在PDM中新建文件的时候就需要生成图号。有两种类型的图号，一种类型的图号只是用来唯一标识文件的作用，本身没有特点的含义，这种类型的文件一般和零部件无关，比如一般的文档；另一种图号有特点的含义，和零部件相关，比如标识零部件的层次关系，比如一般的CAD图纸。

    根据组所在的项目,自动把项目的图号调到当前新建组界面组编码前六位（不准修改，后面自动加上字符“-”），后面两位流水号根据项目的小分类填写编码。

在组下面添加文件夹时，根据文件夹的父节点(可能是文件夹，也可能是组)，把父节点的编码调到文件夹编码的前面,后面两位流水号根据项目的小分类填写编码。

在“系统设置-文件类型与分类”，根据选择的文件类型来判断该文件是否需要输出图号、物料编码以及该文件类型所对应的文件类型标示符。

选择文件夹节点添加本地文件时，如果选择的是文件，就要查找父节点，直到找到父节点是文件夹，如果将文件存放在文件夹下时，文件的图号自动为文件夹的代号+流水号(如“-00”)+文件后缀（GLK）+改型标记位(A),但是人工可以进行修改，但必须保证图号的位数并且保证图号在PDM中是唯一的。保存之后的图号设计人员不允许进行修改，只有项目负责人才可以进行修改（物料编码自动对应变动），选择好文件类型，如果文件类型是需要输出图号物料编码的，系统自动在文件图号后加上文件类型标示符（3位，选择过文件类型后图号不能修改）.图号生成完成，CY405-00-00-00-00-01GLKA），其中“CY405-00-00-00-00-01”表示零部件的层次关系，其中CY405为项目的图号，在项目立项时确定，-00-00-00-00-01为零部件图号；“GLK”表示文件的类型，在“系统设置-文件类型与分类”中定义；“A” 表示引用标记，“A”表示该文件为新建文件，“B”表示该文件为引用文件。在PDM中，每个文件的图号都是唯一的 (如CY405-00-00-00-00-01GLK必须是唯一的，在选择文件类型时判断).

     批量保存时，要保存同一文件类型的文件，选择文件类型后，文件按流水号自动生成图号

对于三维软件只能保存小装配体，像按第三级文件夹分类保存。对于整个大的装配体，像头盔整个装配体保存时，只能在图纸上设置好图号保存到PDM.

对于第一种类型的图号（不需要输出图号的），系统自动生成，对于第二种图号，系统自动根据父节点的文件夹编码来生成该文件的图号，假设规则为：父节点文件夹编码（18位）+子件图号（流水2位）+文件类型（3位）+引用标记(1位)。其中“子件图号”用户可以修改，其余部分由系统自动生成，不允许用户修改.

对于借用的文件，图号和零件编码保持不变，当借用的文件修改时（借用改引用）需要修改图号和零件编码。进行借用改引用的操作时，需要先选中借用的文件，然后选中“借用改引用”菜单，这时系统显示图号修改窗口，只有用户修改了图号（编码自动修改）之后才可以借用改引用。

    对于借用的文件，零部件相关的工艺文件一起借用过来，当科研设计人员改图的时候，零件图需要重新改图号和编码，工艺文件的改动由工艺人员来处理。

PDM中创建的编码可以生成Excel文件（设计BOM），再由人工导入到ERP中，也可以根据图号来查找ERP中的物料编码。PDM中只能选择ERP中的元器件、材料、标准件等，在生成和导出BOM时可以对明细表中的元器件、标准件和材料进行检查。